1 Acesso e Login
Como acessar
O sistema fica em sistema.ihof.com.br. Abra esse endereço em qualquer navegador — Chrome, Safari ou Edge. Funciona no computador e no celular.
Clique em "Entrar com Google"Uma janela do Google vai abrir pedindo qual conta usar.
Escolha sua conta IHOFUse apenas o e-mail autorizado pela clínica. Se aparecer "Acesso não autorizado", você está usando a conta errada.
Aguarde o carregamentoO sistema carrega todos os dados. Deve levar menos de 5 segundos.
Quem pode acessar
| Usuário | E-mail |
|---|
| Dr. Filipe Meireles | drfmeireles@gmail.com |
| Dr. Filipe (pessoal) | filipe.push@gmail.com |
| Dra. Alynne Paranhos | alynnepranhos@gmail.com |
💡
O login dura enquanto o navegador estiver aberto. Se fechar e abrir de novo, precisará logar novamente. No celular, pode pedir login com mais frequência.
2 Tela Inicial
A tela inicial é o painel de controle do dia. Mostra o que está acontecendo agora e o que precisa de atenção imediata.
Início
Atendimento
Pacientes
Follow-ups
Relatórios
⚠ Follow-ups urgentes
Maria Silva · Botox · Venceu há 2 dias · 💬 WhatsApp
O que aparece no painel
| Elemento | O que significa |
|---|
| Hoje / Semana / Mês | Número de atendimentos registrados no sistema nesses períodos |
| Receita Mês | Soma dos valores de todos os atendimentos do mês atual |
| Follow-ups urgentes | Contatos que estavam para hoje ou já venceram e ainda não foram feitos |
| Agenda do dia | Compromissos do Google Calendar. Cada evento tem um botão ▶ Iniciar para abrir o wizard de atendimento com o nome pré-preenchido. |
Iniciar Atendimento pelo Calendário
Os compromissos da agenda exibem o botão ▶ Iniciar. Ao clicar, o wizard de atendimento abre com o nome do paciente extraído do título do evento no Google Calendar.
💡
O nome vem do título do evento — confirme o paciente antes de salvar o atendimento. Se o nome no calendário estiver diferente do cadastro, corrija no campo de busca do wizard.
3 Registrar Atendimento
Todo atendimento realizado na clínica deve ser registrado aqui. O formulário é dividido em dois passos para não sobrecarregar de uma vez.
💡
Registre o atendimento no mesmo dia ou logo depois, enquanto as informações estão frescas. Isso garante a qualidade dos dados para análise futura.
Passo 1 — Dados do Atendimento
Nome do Paciente
obrigatório
Digite pelo menos 3 letras — o sistema busca automaticamente e preenche CPF e telefone se o paciente já existir.
CPF
opcional
Preenchido automaticamente se o paciente já estiver cadastrado.
Telefone
opcional
Importante para os follow-ups — o link do WhatsApp é gerado a partir deste número.
Data
obrigatório
Preenchida automaticamente com hoje. Mude se estiver registrando retroativamente.
Profissional
obrigatório
Dr. Filipe ou Dra. Alynne.
Origem do Paciente
recomendado
Como o paciente chegou ao IHOF — Instagram, Google, Indicação, etc. Usado para análise de canais de aquisição nos relatórios.
Procedimentos
obrigatório
Marque tudo que foi realizado. Ao marcar, aparecem campos específicos de cada procedimento (ex: unidades de Botox, áreas do preenchimento).
Protocolo / Produto
opcional
Protocolo utilizado (ex: Pro-PRF, Skinbooster) ou produto específico.
Narrativa Clínica
recomendado
Descrição livre do que foi feito, observações clínicas. Alimenta a análise de IA.
Clique em "Próximo →"O botão só avança se o nome e os procedimentos estiverem preenchidos.
Briefing Clínico
Para pacientes já cadastrados, o sistema exibe automaticamente um briefing no Passo 1 com informações clínicas relevantes para o atendimento:
| Informação | Fonte |
|---|
| Última sessão de Toxina Botulínica | Último atendimento com Botox registrado — data e produto utilizado |
| Emergências vasculares prévias | Histórico de intercorrências vasculares registradas do paciente |
| Alergias e contraindicações | Ficha clínica do paciente |
| Medicamentos em uso | Ficha clínica do paciente |
💡
O briefing só aparece para pacientes já registrados no sistema. No primeiro atendimento de um paciente novo, o briefing ficará em branco — preencha a ficha clínica após o atendimento.
Anamnese no Passo 1
Os dados da ficha clínica do paciente (alergias, condições sistêmicas, medicamentos) aparecem no Passo 1 para conferência imediata. Caso precise atualizar alguma informação durante o atendimento, edite diretamente — os dados são salvos na ficha clínica do paciente.
Rastreabilidade de Insumos
Ao selecionar determinados procedimentos, campos adicionais de rastreabilidade aparecem automaticamente para registro dos produtos utilizados:
Lote
recomendado
Número do lote do produto (ex: toxina botulínica, ácido hialurônico, fio de PDO).
Validade
recomendado
Data de validade do produto utilizado.
Fabricante
opcional
Fabricante ou marca do produto.
ℹ
Esses campos são importantes para rastreabilidade em casos de intercorrências pós-procedimento. Em caso de recall de produto, é possível identificar quais pacientes foram atendidos com determinado lote.
Auto-save de Rascunho
O wizard salva automaticamente os dados enquanto você preenche. Se a aba for fechada ou o navegador recarregado antes de clicar em "Salvar Atendimento", o rascunho é recuperado automaticamente na próxima vez que abrir o formulário.
💡
O rascunho aparece indicado no topo do wizard. Se quiser começar um novo atendimento do zero sem carregar o rascunho, clique em "Descartar rascunho".
Passo 2 — Financeiro e Acompanhamento
Valor (R$)
recomendado
Valor cobrado pelo atendimento. Usado nos relatórios financeiros e no LTV do paciente.
Forma de Pagamento
opcional
PIX, cartão, dinheiro, etc.
Situação
opcional
Pago, pendente, parcelado.
Satisfação
recomendado
Avaliação do paciente (1 a 5). Aparece nos alertas da IA se cair entre visitas.
Combinado
recomendado
O que ficou acordado com o paciente para as próximas etapas. A IA usa este campo para sugerir os próximos passos.
Próxima Etapa
recomendado
Procedimento ou ação prevista para o próximo contato.
Retorno Previsto
recomendado
Data estimada do próximo atendimento. A IA alerta se o paciente não retornar na data prevista.
Dúvidas do Paciente
opcional
Perguntas feitas durante a consulta. A IA alerta se ficarem sem resposta entre visitas.
Oportunidade
opcional
Procedimento ou upgrade que o paciente demonstrou interesse. A IA monitora se foi seguido.
Painel de Emergência Vascular
Aparece automaticamente no Passo 2 sempre que um procedimento injetável estiver selecionado. Oferece protocolos de conduta imediata para situações de urgência durante o atendimento.
| Nível | Situação |
|---|
| ⚠ Dor intensa | Dor desproporcional ao procedimento — protocolo de alívio imediato |
| 🔴 Oclusão vascular | Palidez súbita, demarcação capilar, dor isquêmica — hialuronidase + protocolo |
| 🔴 Compressão vascular | Pressão local sem oclusão confirmada — compressão digital + monitoramento |
| 🚨 Necrose | Comprometimento tecidual — abre modal com protocolo completo |
🚨
Clicar em "Necrose" abre um modal com o protocolo completo de conduta, timestamp imutável (documentação legal automática) e botão de WhatsApp para notificar o Dr. Filipe imediatamente.
💡
O acionamento do painel fica registrado no banco vinculado ao atendimento. Para registro formal no histórico do paciente, use o botão "⚠ Registrar Intercorrência" que aparece após salvar o atendimento.
Clique em "Salvar Atendimento"O sistema cria o registro, atualiza o cadastro do paciente e programa os follow-ups automáticos.
Follow-ups gerados automaticamenteAparecem abaixo do botão — D+1, D+3, D+15, D+30, D+60 dependendo do procedimento.
Se houve intercorrência, clique em "⚠ Registrar Intercorrência"Aparece abaixo dos follow-ups. Registra o evento de forma formal vinculado a este atendimento.
Clique em "Novo" para registrar outro atendimentoO formulário limpa e volta ao Passo 1.
⚠
Não feche a aba durante o salvamento. Aguarde a mensagem de confirmação aparecer no canto da tela antes de sair.
Editar ou Excluir um Atendimento
Para corrigir um atendimento já salvo: abra o paciente na aba Pacientes → histórico → botão ✎ Editar na visita. O sistema reabre o formulário preenchido com os dados existentes. Faça as correções e clique em Atualizar Atendimento.
⚠
A exclusão é permanente — não há como recuperar um atendimento deletado. Use apenas para registros duplicados ou erros graves.
4 Pacientes
A aba Pacientes reúne todos os 1.675 pacientes da base histórica do IHOF (importados de 2021 a 2025) mais os novos cadastrados pelo sistema.
Buscar um Paciente
Digite o nome ou CPF na barra de busca. A pesquisa é feita em tempo real — não precisa apertar Enter. O número total de resultados aparece ao lado da barra.
💡
Para ver todos os pacientes, deixe a busca em branco. A tabela mostra: nome, último procedimento, última visita, LTV acumulado e próximo follow-up pendente.
Ficha do Paciente
Clique em qualquer paciente para abrir a ficha completa. A ficha tem três abas:
| Aba | O que contém |
|---|
| Histórico |
Todos os atendimentos em ordem cronológica. Cada visita mostra procedimentos, valor, narrativa e observações. |
| Ficha Clínica |
Alergias, condições sistêmicas, medicamentos em uso e contraindicações. Edite clicando no botão de edição. |
| Follow-ups |
Todos os contatos pendentes para este paciente. Mostra canal (WhatsApp, ligação), data e responsável. |
| Intercorrências |
Registro formal de eventos adversos pós-procedimento. A aba aparece marcada em vermelho. Ver seção abaixo. |
LTV — O que significa
ℹ
LTV (Lifetime Value) é o total que o paciente já gastou na clínica desde 2021, somando todos os atendimentos registrados. Um LTV alto indica um paciente fiel e de alto valor. Pacientes sem LTV são da base histórica que não tinham valores nos registros de faturamento.
Editar Dados do Paciente
No rodapé da ficha, clique em ✎ Editar Paciente para corrigir o nome, CPF ou telefone. O CPF pode ser adicionado ou corrigido mesmo depois do cadastro — o sistema atualiza todos os registros relacionados automaticamente.
⚠
Deletar Paciente remove permanentemente o paciente e todo o seu histórico — atendimentos, follow-ups e ficha clínica. Esta ação não pode ser desfeita.
Intercorrências
A aba Intercorrências (marcada em vermelho no modal do paciente) é para registro formal de eventos adversos após procedimentos — reações, complicações vasculares, intercorrências tardias. É o registro posterior ao atendimento; o painel de emergência imediata (durante o procedimento) fica no wizard.
ℹ
Toda intercorrência fica vinculada ao atendimento correspondente e aparece no histórico do paciente para referência em consultas futuras — incluindo no briefing clínico do próximo atendimento.
Como acessar
Via modal do pacienteAbra a ficha do paciente → clique na aba "Intercorrências" (em vermelho) → clique em "Registrar Intercorrência".
Via wizard de atendimentoApós salvar um atendimento, aparece o botão ⚠ Registrar Intercorrência. Clique para abrir o registro já vinculado ao atendimento recém-salvo — mais rápido e sem risco de vincular ao atendimento errado.
O que registrar
Descrição
obrigatório
O que aconteceu — sintomas, sinais, quando foi observado, contexto.
Conduta
recomendado
Ação tomada — protocolo aplicado, encaminhamento, orientações dadas ao paciente.
Fármacos utilizados
opcional
Medicamentos administrados durante ou após a intercorrência.
Log de intervenções
recomendado
Clique em "Adicionar Intervenção" para registrar cada ação com timestamp automático — útil para intercorrências que evoluem ao longo de horas ou dias.
⚠
Documente toda intercorrência, mesmo as menores. O histórico completo é critical para a segurança do paciente em atendimentos futuros — aparecerá no briefing clínico e nos alertas da IA.
Reativar um Paciente Inativo
Abra a ficha do pacienteClique no nome na tabela de pacientes.
Clique em "↻ Reativar"Botão no rodapé da ficha. Cria automaticamente um follow-up de reativação na lista de Follow-ups.
Vá para Follow-ups e envie a mensagemO sistema gera uma mensagem sugerida para WhatsApp. Basta clicar no link para abrir o WhatsApp já com o texto pronto.
5 Follow-ups
Os follow-ups são os contatos programados com os pacientes após os atendimentos — verificações de pós-procedimento, reativações, lembretes de retorno. É aqui que fica a lista de quem precisa ser contatado.
Abas de Tempo
| Aba | O que mostra | Cor |
|---|
| Vencidos |
Contatos que passaram da data sem ser feitos. Prioridade máxima. |
Vermelho |
| Hoje |
Contatos programados para hoje. |
Dourado |
| Próximos 7 dias |
O que vai vencer nos próximos 7 dias. Útil para planejar a semana. |
Azul |
Como fazer um follow-up
Abra a aba correspondenteComece pelos vencidos, depois os de hoje.
Leia a mensagem sugeridaCada card mostra o texto que deve ser enviado, o canal (💬 WhatsApp, 📞 ligação) e o responsável.
Clique no link do WhatsAppO ícone 💬 abre o WhatsApp diretamente com o número e a mensagem já preenchidos. Só confirmar e enviar.
Marque como "Feito"Clique no botão ✓ Feito no card. O follow-up sai da lista e fica arquivado no histórico do paciente.
💡
Use o filtro Secretária para ver só os contatos que são responsabilidade da secretaria. O filtro Paciente mostra contatos iniciados pelo próprio paciente.
Follow-ups automáticos vs. manuais
| Tipo | Como é criado |
|---|
| Automático |
Gerado ao salvar um atendimento. Sequência padrão: D+1 (pós-procedimento), D+3, D+15, D+30, D+60. O prazo varia por procedimento. |
| Reativação |
Criado ao clicar "↻ Reativar" na ficha do paciente ou na tela de Relatórios. |
| Manual |
A ser adicionado numa versão futura. |
6 Relatórios
A aba Relatórios tem três painéis. Selecione pelo menu de abas no topo da tela.
Financeiro
Mostra o faturamento por período com filtros de data. Inclui ticket médio, total por forma de pagamento e lista de atendimentos com valores. Útil para fechamento mensal.
BI — Inteligência de Negócio
Gráficos de procedimentos mais realizados, evolução de atendimentos ao longo do tempo e análise de satisfação. Visão estratégica do que está funcionando na clínica.
Base de Pacientes
Análise da base histórica completa (1.675 pacientes). Inclui:
| Card / Tabela | O que mostra |
|---|
| Total de pacientes |
1.675 pacientes importados de 2021–2025 |
| Com data de atendimento |
584 pacientes com histórico de datas registradas no sistema |
| Inativos +1 ano |
Pacientes que não retornaram há mais de 12 meses — candidatos à reativação |
| LTV médio |
Ticket médio de vida dos pacientes com valor registrado |
| Distribuição LTV |
Gráfico de barras mostrando quantos pacientes estão em cada faixa de valor |
| Top 15 por LTV |
Os 15 pacientes mais valiosos da base. Clique para abrir a ficha. |
| Oportunidades de Reativação |
Pacientes inativos entre 1 e 2 anos, ordenados por LTV. Clique para reativar. |
💡
Use o botão "↓ Exportar CSV" na lista de reativação para baixar a lista em formato planilha — útil para campanhas em massa quando o n8n estiver configurado.
7 Análise com IA
O sistema tem um assistente de IA (Claude, da Anthropic) que analisa o histórico completo de um paciente e gera um resumo estratégico para a equipe.
ℹ
A análise de IA é feita por paciente, não por atendimento. Ela só aparece para pacientes com pelo menos um atendimento registrado no sistema.
Como usar
Abra a ficha do pacienteClique no paciente na lista da aba Pacientes.
Clique em "✦ Análise IA Completa"Botão no topo da ficha. O carregamento leva alguns segundos.
Leia o resultado no topo do HistóricoA análise aparece em um painel dourado acima da lista de visitas.
O que a IA entrega
| Campo | O que contém |
|---|
| Resumo |
Síntese factual do histórico do paciente — procedimentos realizados, datas, evolução documentada. Cita as visitas específicas. |
| Alertas |
Flags concretos: dúvidas não resolvidas entre visitas, queda de satisfação, retorno atrasado em relação ao previsto, oportunidades identificadas mas não seguidas. |
| Próximos Passos |
Baseado no último "Combinado" e "Próxima Etapa" registrados. Se não houver nada registrado, informa explicitamente. |
| Mensagem Sugerida |
Texto pronto para a secretária enviar via WhatsApp para reativação ou acompanhamento. Já personalizado com o nome do paciente e último procedimento. |
⚠
A IA reporta apenas o que está documentado. Ela não faz diagnósticos, não sugere condições médicas e não inventa informações. Se um campo estiver vazio nos registros, ela ignora — nunca preenche com suposições. Esta análise é para uso de CRM e gestão, não substitui o prontuário médico.
Limite de uso
O sistema tem um limite de 30 análises por usuário a cada 5 minutos para controle de custo. Na prática, isso não afeta o uso normal da clínica.
8 Backup dos Dados
O sistema possui backup manual integrado. Clique no botão ⬇ Backup na barra superior para baixar um arquivo JSON com todos os dados da clínica — pacientes, atendimentos, follow-ups, protocolos e fichas clínicas.
Como fazer o backup
Clique em "⬇ Backup"Botão na barra superior, ao lado de "Atualizar".
O arquivo é baixado automaticamenteNome no formato ihof_backup_AAAA-MM-DD.json. Guarde em um local seguro — Drive, pendrive ou e-mail.
💡
Recomendamos fazer backup pelo menos uma vez por semana, ou antes de qualquer importação em massa de pacientes. O servidor também possui backup automático diário pelo HostGator.
⚠
O arquivo de backup contém dados sensíveis de pacientes (LGPD). Não compartilhe e armazene em local com acesso restrito.
9 Dicas e Boas Práticas
Para a secretária — rotina diária sugerida
Manhã: verifique a tela InicialVeja os follow-ups vencidos e os de hoje. Faça os contatos antes de receber os primeiros pacientes.
Durante o dia: registre cada atendimentoAbra "Novo Atendimento", preencha os dados do paciente que saiu. Não acumule para registrar no fim do dia.
Fim do dia: confira os follow-ups do diaMarque como feitos os que foram realizados. Veja o que está programado para amanhã.
Para maximizar a análise de IA
Quanto mais detalhado o registro, mais útil a análise. Os campos mais importantes para a IA são:
Narrativa
Escreva o que foi feito e como o paciente reagiu. Duas ou três frases já fazem diferença.
Satisfação
Sempre preencha. Quedas de satisfação entre visitas viram alertas automáticos.
Combinado
Anote o que ficou acertado com o paciente. A IA usa isso para sugerir os próximos passos.
Retorno Previsto
Uma data aproximada. A IA alerta se o paciente não retornar.
Navegação rápida
Início
Ver painel e follow-ups urgentes
Atendimento
Novo registro de consulta
Pacientes
Buscar e abrir ficha
Follow-ups
Lista de contatos pendentes
Relatórios
Financeiro, BI e base de pacientes
10 Solução de Problemas
Problemas comuns
| Situação | O que fazer |
|---|
| Tela branca após login |
Recarregue a página (F5 ou puxe para baixo no celular). Se persistir, acesse sistema.ihof.com.br/auth.html?logout para limpar a sessão e logar novamente. |
| Login não funciona no celular |
O Safari do iPhone pode bloquear pop-ups. Tente pelo Chrome no celular. Se ainda não funcionar, acesse pelo computador. |
| "Acesso não autorizado" |
Você está logado com um e-mail que não está na lista de acesso. Saia da conta Google no navegador e entre com o e-mail correto. |
| Nenhum paciente aparece na busca |
Aguarde 5 segundos após o login — os dados carregam em segundo plano. Se o problema persistir, recarregue a página. |
| Atendimento não salvou |
Verifique se apareceu a mensagem de confirmação (canto da tela). Se não, verifique a conexão com a internet e tente salvar de novo. |
| Análise de IA não aparece |
O paciente precisa ter pelo menos um atendimento registrado. Se tiver, aguarde 10 segundos — a resposta da IA pode demorar um pouco mais em horários de pico. |
| "Limite de chamadas atingido" |
Você atingiu o limite de 30 análises de IA em 5 minutos. Aguarde alguns minutos e tente novamente. |
Contato para suporte técnico
ℹ
Para problemas que não se resolvem com as orientações acima, entre em contato com o Dr. Filipe: filipe.push@gmail.com
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